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拒當線上會議這4種討厭鬼

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「可以請大家按靜音嗎?」在線上會議中一位法國同事停下解釋到了一半的企劃,稍顯不耐煩的提出了要求。那惱人的雜音終於被停下,會議中的好幾位同事大家都不經意了翻了一下白眼。接下來四十分鐘的會議上氣氛稍微有點僵硬,大家都有點吞吞吐吐。

最近全球遠端會議漸漸成為許多公司的常態,突然換了一種形式我們可能就疏忽了一些基本的禮貌。類似的惱人情況之前也實際在現實生活中上演。英國威爾士衛生部長在一個公開的會議就因為忘了靜音,不小心把心裡抱怨的話在線上會議中爆了粗口。各式各樣的情況其實層出不窮,以下四種最常見的討厭鬼中,你是其中之一嗎?

理由滿滿的遲到大王
第四名最常見的理由不外乎,「抱歉!我前一個會議延遲了」、「會議的連結好像有問題」、「喔我以為是幾點幾點」。其實相較於現實中會議排滿滿,穿梭在會議室間中從一個會議快速趕到下一個會議這樣的一個場景,在遠端開會情境中其實應該是更容易駕馭的。遠端會議不外乎點下行事曆中會議的連結,連走路的時間都省了。所以下次遲到的時候,在同事很輕描淡寫的說沒關西的當下,請記得其實會議的另一端大家都在翻白眼。

基本禮儀忘光光
榜上第三名的討厭鬼是那些不在面對面的情況下,就忘了相處的 一些基本禮儀的朋友們。見面時應該要打招呼、別人說話時不要插嘴跟使用手機,這些其實基本的禮儀往往會因為透過了螢幕的距離,不知覺就放了 一邊。下次我們在跟遠端那一頭的同事或客戶開會時,養成習慣在登入時簡單的跟已在線上的人打招呼,可以為接下來的會議有個平順的起頭。在會議進行中給予適當的回應可以讓對方知道我們沒有分心,也可以讓整體溝通進行的更流暢。結束離線時,帶上幾句簡單的「那我們改天聊」或是「掰掰,不要忙太晚喔」都是相處交流應該要的隨手之勞。

最後當如果我們需要提前別人離開時,一個貼心的舉動,尤其是很多人同時進行的會議上,使用通訊軟體中對話的功能來告知。這樣可以不打斷其他人正在說話的節奏,又可以禮貌性的離場。

各種噪音製造人 
筆者有位英國同事喝茶的習慣同如喝水,總是喜歡在一個會議開始前準備好他那杯濃濃的茶來迎戰接下來會議的 一個小時。但他沒有意識到的是他那「吸允式」的喝茶方式,配上那總是不按靜音的習慣,透過麥克風另一頭傳來時而不時近距離的測試大家的耐性。

類似的情況多數是不經意的,沒有意識到透過麥克風喘息、喝水、敲鍵盤等等那噪音惱人的程度真的會讓人很不耐煩。更誇張的是有時還是會有情況,聽到捷運要關門那刺耳的聲音傳來,或是有人很大辣辣在開會同時的接起來電很不在意的聊起天。

如果你有類似的行為恭喜你等入榜上第二名。這些等等都會影響整個會議的進行,所以找個安靜的地方再上線,然後記得當別人在說話時要隨手按下靜音,這些都是可以維護你形象的小動作。

斷斷續續的網路蝸牛
榜上第一名就是還活在21世紀初,那些好像還在用撥接式的網路蝸牛。一句話要重複三次,講話斷斷續續,聲音忽大忽小,一個會開完大家好像魂都被抽走似的筋疲力盡。講的人累,聽的人更累。

所以舉手之勞,確認設備像耳機、麥克風等等都沒問題,找個網路、收訊穩定的地方再上線,才不會像鬼打牆一下的跳針。這樣的會議不只效率極差,實際上就是浪費了大家的時間。